Het gesprek begon met een eenvoudige klacht: "Onze maandafsluiting duurt altijd te lang. We zijn telkens tot 's avonds laat bezig om alles klaar te krijgen voor de vergadering de volgende ochtend." Ik hoorde frustratie, maar ook iets anders: resignatie. Alsof het gewoon zo hoort te zijn.
Dat is het niet. En dit is hoe we het oplosten.
De situatie: wat er elke maand gebeurde
Het bedrijf — een KMO met een tiental medewerkers — had een maandelijks managementrapport dat werd opgesteld door de office manager. Het rapport bevatte omzetcijfers, een overzicht van openstaande offertes, personeelsbezetting en een vergelijking met de vorige maand.
Het probleem was de manier waarop dat rapport tot stand kwam:
- Omzetcijfers kwamen als een export uit de boekhoudsoftware — een .csv-bestand met een ander format elke maand
- Offertedata werd handmatig overgetypt uit het CRM-systeem
- Personeelsdata stond in een apart Excel-bestand dat door HR werd bijgehouden
- De vergelijking met vorige maand werd berekend door de cijfers van de vorige maand te kopiëren naar een nieuw tabblad
Elke stap nam tijd. En elke stap was een potentiële foutenbron. De office manager was gemiddeld 3 tot 3,5 uur bezig met dit rapport — elke maand opnieuw.
De analyse: waar zat de echte pijn?
Voordat we iets automatiseerden, brachten we het proces in kaart. We stelden drie vragen:
- Welke stap kost het meeste tijd? Het importeren en opschonen van de boekhoudsexport (45 min) en het handmatig overtikken van offertedata (60 min).
- Welke stap bevat de meeste fouten? De vergelijking met vorige maand — doordat cijfers werden gekopieerd, stonden er soms waarden uit twee maanden terug in het rapport.
- Wat zou er veranderen als dit perfect liep? Het rapport zou altijd op maandag klaar zijn, in plaats van soms pas dinsdagmiddag.
De aanpak: stap voor stap
Het resultaat
- ⏱ 3–3,5 uur per maand
- ✗ Regelmatig fouten door copy-paste
- ✗ Rapport soms pas dinsdag klaar
- ✗ Enkel de office manager wist hoe het werkte
- ✗ Elke maand opnieuw van nul beginnen
- ⚡ 5 minuten per maand
- ✓ Geen handmatige invoer, geen fouten
- ✓ Rapport klaar op maandagochtend
- ✓ Elk teamlid kan het rapport vernieuwen
- ✓ Werkt automatisch elke maand
Wat we leerden
Dit project bevestigde iets wat ik bij elke opdracht zie: de technische uitvoering is zelden het moeilijkste deel. Power Query instellen voor een .csv-import duurt een uur. Het moeilijkste was het gesprek vooraf: begrijpen hoe het proces werkte, waar de uitzonderingen zaten, en wat "klaar" betekende voor de gebruiker.
Daarom starten we bij Automatix Studio altijd met analyse. Niet met tools, niet met technologie — maar met een eerlijk gesprek over het proces.
Heb jij ook een rapport of proces dat elke maand meer tijd kost dan het zou moeten? Plan een gratis gesprek van 30 minuten. We kijken samen of een vergelijkbare aanpak voor jouw situatie werkt — en wat het zou vragen om het te realiseren.